工作中，如果你是領(lǐng)導(dǎo)的助理、文秘，或是單位制作PPT的達(dá)人，那么不可避免，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)因工作的需要，要你幫他完成相關(guān)工作報(bào)告的PPT。與給自己做PPT不同的是，給領(lǐng)導(dǎo)做PPT可能是一件讓人無(wú)比頭疼的事，他們口才極佳，但決不可能不介意PPT的模樣。一份美觀、穩(wěn)重、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)腜PT對(duì)他們意味著什么其他人未必能深刻體會(huì)，但我們一定能體會(huì)做出這么一個(gè)PPT對(duì)自己意味著什么。
問(wèn)題是：如何才能輕松愜意地做出這么一份PPT？
1、配色方案
花花綠綠的PPT絕對(duì)是他們無(wú)比憎恨的類型，但你也不要義無(wú)反顧的使用過(guò)分簡(jiǎn)單的單色。一般說(shuō)來(lái)，藍(lán)色嚴(yán)謹(jǐn)，灰色優(yōu)雅，而將顏色加深后氣質(zhì)會(huì)更穩(wěn)重一些，因此，不妨以深藍(lán)色為主色，灰色為輔色構(gòu)筑配色方案。
2、字體選擇
宋體無(wú)疑是一種保險(xiǎn)的字體，嚴(yán)謹(jǐn)、中庸，但筆畫(huà)太細(xì)，字重不足，字號(hào)過(guò)小時(shí)，投影后較細(xì)的橫筆不清影響可讀性，用于標(biāo)題又缺乏力度，用之不妥。而粗宋保留了宋體嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膰?yán)謹(jǐn)，加粗的筆畫(huà)又讓文字更飽滿，還有點(diǎn)威嚴(yán)，因此用于標(biāo)題是很合適的。但粗宋用于小字時(shí)，字重過(guò)大導(dǎo)致文字看起來(lái)太密實(shí)，造成視覺(jué)擁擠，而使用微軟雅黑這類字重一般，字形優(yōu)雅的字體作為正文使用更為合適。對(duì)于非常重要的數(shù)據(jù)，可以采用字重大、緊湊有力的Impact。
為了使頁(yè)面更加自然美觀，通常可為文字添加陰影。在PowerPoint中，陰影可分為兩類，一類是深色陰影，一類是淺色陰影。深色陰影的文字看起來(lái)像是“浮”在頁(yè)面上，而淺色陰影的文字看起來(lái)則像是從頁(yè)面“壓”下去的而與頁(yè)面融為一體。但PowerPoint2003并不支持陰影變色，因此在交付PPT之前應(yīng)當(dāng)將白色陰影的文字Ctrl+Alt+V選擇粘貼為PNG圖片。
3、版式設(shè)計(jì)
雖然他們口才很好，但我們交付PPT的時(shí)候，他們可能已經(jīng)沒(méi)有剩下多少熟悉PPT的時(shí)間。這時(shí)候，盡量保留文字是明智之舉。但保留文字也意味著我們不太可能將文字圖表化（而且這樣制作會(huì)很費(fèi)事），因此需要利用新穎的版式彌補(bǔ)大量文字的不足，但過(guò)于創(chuàng)新、新穎的版式又與穩(wěn)重的風(fēng)格要求背道而馳，而采用如下縱向貫通的版式是比較合理的選擇。
既然圖表的使用受到限制、頁(yè)面的版式也已經(jīng)固定，因此有意識(shí)地使用沒(méi)有背景顏色而可與頁(yè)面自然融合的PNG圖標(biāo)，以保持頁(yè)面較高的圖版率、增強(qiáng)視覺(jué)效果。在本PPT的制作過(guò)程中，耗時(shí)最長(zhǎng)的工作就是搜索合適的PNG圖標(biāo)。
為找到適合主題的圖標(biāo)，除了使用專用的搜索引擎，還應(yīng)當(dāng)以主題為中心廣泛聯(lián)想關(guān)鍵詞。 例如對(duì)“博士研究生”，可以聯(lián)想study，student，doctor，PhD，但考慮到最能代表博士生的博士帽，博士帽又只有在畢業(yè)的時(shí)候才會(huì)戴的，因此最后通過(guò)“graduated”（畢業(yè)）這個(gè)詞搜索到了這個(gè)戴有博士帽的學(xué)生圖標(biāo)。同樣的，對(duì)于“資金”主題，首先聯(lián)想到“數(shù)字”，最后使用了“calculator”（計(jì)算器）這個(gè)關(guān)鍵詞，對(duì)于“專利”主題，聯(lián)想到了“審批”，最后使用了“paper and pen”（紙和筆）這個(gè)關(guān)鍵詞。為了與主題吻合，圖標(biāo)應(yīng)盡量選擇為灰、藍(lán)、黑的基調(diào)。
對(duì)于圖標(biāo)搜索引擎，使用IconFinder和Google就足夠了。
4、動(dòng)畫(huà)設(shè)計(jì)
不要在頁(yè)面中設(shè)置過(guò)多觸發(fā)，如果不是特別熟悉PPT，過(guò)多觸發(fā)會(huì)讓人手忙腳亂。除非自有把握，否則不要為動(dòng)畫(huà)添加任何音效?？紤]PPT的觀眾群體，對(duì)頁(yè)面的切換方式也應(yīng)當(dāng)有足夠的警惕。在非常正式的場(chǎng)合，不添加切換動(dòng)畫(huà)總不至于犯錯(cuò)。
5、尾頁(yè)
尾頁(yè)簡(jiǎn)單的寫(xiě)上“謝謝”就好?，F(xiàn)在越來(lái)越多的PPT尾頁(yè)都會(huì)看到“感謝聆聽(tīng)”的字樣，制作者可能覺(jué)得這四個(gè)字比單純的“謝謝”新穎一些。但據(jù)百度百科，“聆聽(tīng)”是指“集中精力認(rèn)真地聽(tīng)。指虔誠(chéng)而認(rèn)真地聽(tīng)取，帶有尊敬的色彩，因此一般表示下級(jí)聽(tīng)取上級(jí)的意見(jiàn)、報(bào)告等。”現(xiàn)在，什么情況下可以使用這四個(gè)字聰明的你應(yīng)該懂的。最后，本頁(yè)中“謝謝”兩個(gè)字使用了比較大氣的葉根友行書(shū)簡(jiǎn)體。