一、PPT的特征
PPT作為一個(gè)展示方案的工具，最大的優(yōu)勢(shì)是它本身展示的特點(diǎn)：適用各種場(chǎng)合（5-500人）、演示性強(qiáng)效率高、提綱挈領(lǐng)結(jié)構(gòu)清晰、重點(diǎn)突出主次分明等。
二、PPT的要素
PPT的要素分為圖像、聲音、動(dòng)畫、人的解說(shuō)、文字等幾個(gè)要素，其中以圖像和文字是PPT最為重要元素，在展示PPT的同時(shí)，人的思維里所有信息是連接到圖像和文字上的，人的解說(shuō)也是跟著PPT走的，其他包括聲音和動(dòng)作等也是為了展示需要進(jìn)行的多功能輔助。下面就PPT的幾個(gè)功能進(jìn)行分類描述，給大家工作中作為參考：
圖像
圖像是PPT區(qū)別于Excel和Word及其他辦公軟件的主要特點(diǎn)，所以PPT要突出這個(gè)特點(diǎn)，并利用多種手法把圖像的展示性發(fā)揮到極致，其他所有手段都要為了圖像這個(gè)元素服務(wù)。
圖像元素包括：圖片、圖表、線條組合、文字模塊、色彩等所有能形成圖像的其他元素的組合。
要求：
1、色彩不能相差太大：整個(gè)PPT看下來(lái)，圖片要統(tǒng)一的感覺(jué)，色彩不要相差太大，除非要強(qiáng)調(diào)兩者的對(duì)比性，一個(gè)模塊和一個(gè)PPT里面都是這些要求；插入文本分兩種色塊，一般為灰色填充25%，標(biāo)題為灰色填充50%或75%.外框根據(jù)需要而定，可有可無(wú)。在一個(gè)PPT里，所有信息的框架要和模板保持一定空白，不能100%占有所有空間，當(dāng)然空白太多視覺(jué)效果也不佳，有種欠缺之感，一般來(lái)說(shuō)，所有信息占有空間應(yīng)是模板的80%-95%.
2、圖片組合風(fēng)格統(tǒng)一：圖片的組合要顯示主體還是輔助文字，確定好以后，對(duì)圖片大小和布局進(jìn)行整理，每個(gè)PPT要分清主次，多個(gè)圖片之間的邏輯結(jié)構(gòu)要有規(guī)律，如果之間是平行關(guān)系的話，之間的占有空間的比例為2：1：1或1：1：2或4：2：1：1，圖像組合應(yīng)該是一個(gè)完整的長(zhǎng)方形或正方形；
注意：說(shuō)明性輔助圖片宜小不宜大，展示主畫面要占PPT的三分之一強(qiáng)；圖片之間要留大約1mm縫隙，具體情況根據(jù)圖片的組合而定；圖片信息，不宜用太多的線條指示，每個(gè)圖片圈數(shù)不要超過(guò)3個(gè)，線條不要超過(guò)3條，1條為宜。
3、圖表展示要清晰：一個(gè)PPT中，最好只有一個(gè)圖表，因?yàn)閳D表的特點(diǎn)就是使復(fù)雜的問(wèn)題簡(jiǎn)單化，所以要求圖表一定要用簡(jiǎn)單的元素概述復(fù)雜的問(wèn)題。如果問(wèn)題太多，一個(gè)圖表放不下，就用兩張PPT分別表示，其余空白用文字填充。
在圖表展示中，涉及到文字問(wèn)題，文字在圖表中個(gè)人認(rèn)為應(yīng)該看做展示性的圖像，要符合視覺(jué)的需要和整體的格局分布，一般標(biāo)題用20號(hào)字體黑體，正文小標(biāo)用18號(hào)宋體，正文部分可以用14號(hào)或12號(hào)宋體（其他小字用12號(hào)或9號(hào)）。其他字體如華文細(xì)黑、微軟雅黑、楷體可作為輔助字體用，如小行說(shuō)明文字，為了區(qū)別正文可以用楷體。
圖表中的數(shù)字，能用阿拉伯?dāng)?shù)字的不用漢字。一般情況下，標(biāo)題要求左右垂直都居中，而其他數(shù)據(jù)要求左對(duì)齊或右對(duì)齊。圖表框的要求一般要比里面線條粗一般為1.5磅或2.5磅，里面用0.75磅值的線條，為了圖表和圖像的搭配，可以把圖表框設(shè)成有色框或復(fù)線框。
4、線條組合要美觀：線條組合相當(dāng)于繪畫，所用線條要自然形成某種形狀，最常見(jiàn)的有專業(yè)的咨詢工具模型就是用線條組合形成的圖形。它是借助現(xiàn)有實(shí)物或思維特征進(jìn)行的組合來(lái)闡述要表達(dá)的信息。
線條要求有特殊含義、簡(jiǎn)潔，能和文字圖片有效結(jié)合，利于展示。
在線條組合中值得介紹的是作為圖表作畫的專業(yè)軟件VISIO，注意空間的布局和各種圖形代表的含義。
5、文字要突出關(guān)鍵字：文字在PPT里是作為輔助元素出現(xiàn)的，上面已經(jīng)有所提及。除此之外，文字不宜過(guò)多，最多不能超過(guò)8行，一般占據(jù)的空間為左上角大約四分之一大小作為圖片的說(shuō)明；如果是要圖片說(shuō)明文字，則要求圖片在左邊或右邊約三分之一大小的空間，中間及另一邊約三分之二空間放置文字。
動(dòng)作，一般在PPT演示中要求不能太眩，“從中間到左右”或者“由右向左”“展開(kāi)”等，慎用飛入、旋轉(zhuǎn)等大動(dòng)作，以免使觀眾把過(guò)多精力放在這里，動(dòng)作也是輔助手段，要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期積累去感悟各種效果以至形成自己的風(fēng)格。
人的解說(shuō)
人的解說(shuō)，是建立在充分了解PPT所要展示的信息基礎(chǔ)上，因此，PPT所要展示的信息應(yīng)該是人解說(shuō)需要遵循的一個(gè)梗概和思路，只是起到提示作用，而不應(yīng)該是主要作用。解說(shuō)的最高境界應(yīng)該是提前計(jì)時(shí)后，PPT的展示和解說(shuō)融合為一體，演示者不需對(duì)PPT進(jìn)行暫停，解說(shuō)完畢時(shí)，PPT停止。
在解說(shuō)中，要注意在能用圖示看清楚說(shuō)明問(wèn)題的，一帶而過(guò)，用圖示說(shuō)明。圖示說(shuō)明不了，用適當(dāng)?shù)慕庹f(shuō)仍不能表達(dá)清楚的，說(shuō)明圖示有問(wèn)題。
動(dòng)畫
動(dòng)畫，一般在PPT演示中要求不能太眩，“從中間到左右”或者“由右向左”“展開(kāi)”等，慎用飛入、旋轉(zhuǎn)等大動(dòng)作，以免使觀眾把過(guò)多精力放在這里，動(dòng)作也是輔助手段，要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期積累去感悟各種效果以至形成自己的風(fēng)格。
文字
文字在排版中，注意原有格式的應(yīng)用。如果沒(méi)有要求原有格式，那么在進(jìn)行排版時(shí)，要注意標(biāo)題欄中的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”中選取合適的格式進(jìn)行排版。
一般情況下，最好用word排版好的粘貼到PPT中，行間距、對(duì)齊等格式要求能很好地表現(xiàn)。
聲音
聲音包括背景聲音一直延續(xù)發(fā)聲、插入即時(shí)聲音輔助要求中間插入一段，背景聲音要小不能超過(guò)解說(shuō)人的聲音，而插入即時(shí)聲音要求大，稍微超過(guò)解說(shuō)人聲音。如果為他人做PPT展示，要提前測(cè)定聲音的大小，如果自己解說(shuō)，要先試調(diào)。
PPT是一種日常使用非常頻繁的展示工具，從它的性質(zhì)和作用，根據(jù)自己的習(xí)慣和觀眾的要求，在日積月累中形成自己的風(fēng)格，而且要求自我在每次制作的時(shí)候都有提升，這是一個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程。